Egy jó rendezvények sok szempontból meg kell felelnie. Egy jó rendezvénszervező a legelső tárgyalások során kell, hogy lássa a teljes képet. Az ESEMÉNYTERV elkészítésekor pontosan kell tudnia, hogy milyen eseményelemeket milyen módon állítson össze a rendezvényre. Mik az elengedhetetlen és kötelező elemei, milyen stílus és hangulatteremtés a cél.
Ezt követően tud javaslatot tenni a HELYSZÍNRE. Itt figyelembe kell vennie, hogy milyen időpontban és évszakban kerül megrendezésre az esemény és mekkora költségvetésből gazdálkodhatnak. A helyszínnél figyelembe kell venni az érkezési adottságokat, a parkolási lehetőségeket is.
Ezek alapján készíti el az ÜTEMTERVET ÉS A FORGATÓKÖNYVET, kéri fel és szerződik a beszállítókkal és a felelősökkel. Költségtáblát készít, amelyet mindig napra készen tart. Az esemény kezdeti pontjától minden apró részletet kidolgoz, a vendégek fogadását, a parkolást, az érkezést is beleszámítva.
Elkészíti a MEGHÍVÓKAT. A meghívókkal kapcsolatban több szempontot is érdemes körbejárni. Jelen korban elektronikus úton kiküldött meghívó a trendik, esetleg az eseményre külön honlapot is létrehozhatnak. Itt a vendégek regisztrálhatnak, fontos információkat érhetnek el az eseménnyel kapcsolatban.
VENDÉGLÁTÁS, GASZTRONÓMIA és személyzet kulcsfontosságú a rendezvény megítélése szempontjából. Az egyediség mellett speciális igények átgondolása is szükséges, hiszen ez határozza meg a felhőtlen szórakozást és gasztronómiai élmény alapjait. Át kell gondolni a menü összeállítását, mennyire felel meg az évszaknak, a rendezvény fajtájának. Hogyan érkeznek a vendégek, mennyire lesznek éhesek, mikor kezdődik az étkezés, hogyan legyenek akkorra frissek az ételek. Milyen legyen az ételek látványa. Állófogadásnál mennyire kezelhetőek a vendégek részéről az evőeszközök. Hogyan kezelje a személyzet az italfogyasztást. Milyen elrendezés felel meg a rendezvénynek. Az ételpultok megfelelő elrendezése segítheti a rendezvény zökkenőmentes lebonyolítását. A speciális ételigények kielégítése kulcsfontosságú lehet a megítélés szempontjából. A rendezvényre történő előzetes regisztráció alkalmával érdemes felmérni az ilyen irányú igényeket.
Gondosan kell megválasztani a SZÓRAKOZTATÓ MŰSOROKAT is a vendégkör ismerete mellett. Talán ez a legfontosabb a vendégélmény szempontjából, hiszen a többi csupán „körítés” a vendégnek. Sokunk számára természetes a szép és igényes helyszín a kulináris gasztronómiai élvezetek. Az élmény az, amit leginkább magunkkal viszünk egy rendezvényről. A tánc és a szórakozás a mai napig alapeleme egy rendezvénynek. A rendezvényszervezés szempontjából érdemes megfontolni, hogy DJ vagy zenekar legyen aki az élményt nyújtja. Fontos kérdés, hogy valóban élőben játszik a zenekar, valóban élményt nyújt, vagy csak olcsó felszereléssel leadja valamilyen rossz feldolgozását a zeneszámoknak? Rendelkezésére áll jó infrastruktúra? Érdemes megfontolni, hogy egy jó DJ mellett színvonalasan zenélő, igazi muzsikusokból álló koncertet tegyenek a rendezvény menetrendjébe. Egy profi Event DJane figyelembe kell venni, hogy széles zenei repertoárral rendelkezik, a vendégek igényeihez maximálisan tud igazodni. Szakmai szempontok mellett a jogi és technikai háttere is megbízható.