Az event-management világába is egyre inkább beférkőznek az okos kütyük és szoftverek. A legfontosabb talán a gyors és pontos információ megszerzése és cseréje egy-egy konferencia megszervezésénél és magánál a  konferenciánál is.  Egy event-managernek már professzionális szoftverek állnak rendelkezésre ahhoz, hogy egy konferencia szervezését és lebonyolítását kézben tartsa. A lebonyolítást követően pedig szükséges lehet, hogy a rendezvény sikerét számokban is bemutathassa a szponzorainak, melyekhez szintén  igen jó alapot adnak a mai világunk okos eszközei.

Arrról már egy előző cikkemben írtam, hogy egy rendezvényre való regisztrálás is leginkább online felületen történik. A rendezvények részére létrehozott weboldalakon. Napjainkban a személyes regisztrációt és beléptetést már arcfelismerő rendszerek teszik könnyűvé. Okostelefonunkon a rendezvényhez készült applikációval személyre szabhatjuk az általunk elvárt konferencia élményt és programot. Kérhetjük online azokat a felvételeket, melyek azokról az előadásokról készültek, melyeket nem tudtunk meglátogatni és természetesen a tolmácsolás és fordítás is egyre felhasználóbarátabb az okos eszközök segítségével. Okos szőnyegek mérik és elemzik egy-egy előadás látogatottságát és a tűzrendészeti elvárásoknak is könnyebb megfelelni olyankor, amikor látják, hogy valós időben melyik teremben hány résztvevő tartózkodik. A rendezvények és előadók látogatottságáról is remek statisztika készíthető az okospadló segítségével. A következő rendezvény kialakításához és a legfőbb előadók felkéréséhez is jó iránymutatást adhatnak ezek az elemzések, nem beszélve arról, hogy a szponzorok is könnyebben hoznak döntést, ha ilyen adatok is a rendelkezésükre állnak.

Az igazán jó event-management tisztában van azzal, hogy nem szabad elfelejteniük, hogy az okos kütyük csupán a keretet és a minél kényelmesebb eligazodást és információcserét szolgálják. A rendezvényeket tartalommal és valós élménnyel kell megtölteni. És itt most a tartalom mellett a valós élményen van a hangsúly. Milyen napjaink rendezvényfogyasztója? Mit vár el az, aki az információt igazán az interneten is el tudja érni? Aki egy-egy adott konferenciára, rendezvényre akár földrészeket is utazik? Csupán az információért tenné ezt az online lehetőségek adta világban?  Ne csupán előadásokra és passzív befogadókra számítson az az event-manager, aki igazán ütős rendezvényt szeretne. Az aktivitás, az interakció igazán fontos a mai világ emberének. Ezt természetesen az okos eszközök is támogathatják, de mindenképpen interaktívvá kell tenni egy-egy előadást, kerekasztal beszélgetést. Emellett várhatják chatbotok az érkezőket és arcfelismerő rendszerek, de a kedves hostess lányok mosolya is értéket képvisel a kütyük világában is. Ezen a területeken kell jól egyensúlyoznia az event-management-nek. Megtalálni azt azt egyensúlyt, ami még trendivé teszi a legnagyobb rendezvényeket, de mellette az élmény és az emberi kapcsolódás sem halványul el. A 21. században ennek a kihívásnak is meg kell tudni felelnie egy igazán jó rendezvényszervező cégnek.